کاغذ وخودکار ابزاری که مدیران فراموش کرده‌اند
کاغذ وخودکار ابزاری که مدیران فراموش کرده‌اند
هفته گذشته من به همراه یکی از دوستان که مدت زیادی بود او را از نزدیک ملاقات نکرده بودم برای صرف شام به یک پیتزا فروشی رفتیم. من بعد از صرف غذا صورت حساب را پرداخت کردم.
) |
دو روز بعد دوستم برای قرار آن شب و تشکر از من نامه‌ای برای من پست کرده بود و در آن گفته بود که از ملاقات من خیلی لذت برده است.
اين نامه که در میان چندین نامه بی اهمیت و یک پرینت حساب کارت اعتباری در صندوق پست جای گرفته بود، آنقدر مرا خوشحال کرد که دلم مي‌خواست خودکار خود را بردارم در نامه‌ای از تشکر او تشکر کنم.
تشکرهای دست نویس مي‌تواند تاثیر بسیار بیشتری در خوشحال کردن افراد داشته باشد، ولی امروزه تقریبا هیچ کس از آنها استفاده نمي‌کند و آنها را خنده‌دار مي‌داند.
در سال گذشته من فقط یک بار نامه‌ای به مادرم نوشتم و در آن بابت هدیه کریسمس از او تشکر کردم. البته اگر او کامپیوتر داشت، فکر نمي‌کنم هیچ گاه برای تشکر نامه‌ای برای او مي‌فرستادم.
در محیط‌های اداری تشکرهای دست‌نویس از قدرت بیشتری برخوردارند و تاثیرگذارتر هستند. مثلا هربار که یکی از کارمندان برای همکاران خود زحمتی مي‌کشد و آنها را برای نهار به یک پیتزا یا ساندویچ دعوت مي‌کند در مقابل تشکری از همکارانش دریافت نمي‌کند.
گاهی اوقات مدیران از تشکر همگانی برای تشکر از کارمندان خود استفاده مي‌کنند.
(به طور مثال آنها در سخنرانی خود در مراسم جشن آخر سال جملاتی را با‌اين عبارات بیان مي‌کنند: با تشکر از همه شما که در‌اين سال با فداکاری‌های بسیار به ما یاری رساندید.) اما اين سخنان کلی و بی‌روح اخباری هیچ تاثیری برروحیه افراد ندارند. خیلی به ندرت به ذهن مدیران مي‌رسد که تشکری فردی و چهره به چهره را انجام دهند (که خوب است ولی اثر آن خیلی زود از بین مي‌رود) یا با فرستادن یک‌ايمیل (که‌اين کار خیلی بهتر است، زیرا ماندگارتر است) از کارمندان خود تشکر کنند.
یکی از افرادی که از اهمیت وقدرت تشکر نوشتاری آگاه است «داگ کانانت» است که برای یک دهه مدیر شرکت مواد غذایی «کمبل» بوده است. او اخیرا در مقاله‌ای در «هاروارد بیزينس ریویو» بیان کرده است که او هر روز به همراه دستیارانش مدت زمانی را صرف تشخیص کارمندانی که شایسته قدردانی بودند مي‌کرد و سپس برای آنها نامه‌ای تشکرآمیز مي‌نوشت. او در ده سال گذشته 30000 نامه‌اين چنینی ارسال کرده، یعنی بیش از 10نامه در هر روز از سال.
بعد از خواندن‌اين مطلب به نظر من او فردی بسیار باهوش آمد. دومین موضوعی که به ذهن من رسید اين بود که او بسیار احمقانه راز خود را آشکار کرده است و بدین طریق از فواید ناشی از اين رفتار کم نظیر خود کاسته است. مسلما زمانی که افراد مي‌دانند 29999 نفر دیگر هم نامه‌ای مشابه آنچه آنها دریافت کرده‌اند را دریافت مي‌کنند، کمتر برای آن ارزش قائل خواهند شد.
اما هنگامي که من حجم وسیعي از نظرات آنلاین کارمندان او را در‌اينترنت مي‌خوانم، مي‌بینم که کاملا اشتباه مي‌کردم و آن تشکرهای دست‌نویس ارزش خود را حفظ کرده بودند؛ زیرا هر نامه برای هر فرد به صورت جداگانه نوشته شده بود، بنابراین مهم نبود که چند نفر دیگر نیز چنین نامه‌ای را دریافت کرده‌اند. همچنین‌اين نامه‌ها مي‌توانستند تا مدت‌ها در کشوی میز نگهداری شوند و بارها خوانده شوند.
نامه‌های تشکرآمیز نه تنها به طرز غیرقابل باوری تاثیرگذار بودند، بلکه هیچ هزینه یا آثار جانبی منفی نیز به همراه نداشتند.اين نامه‌ها موجب دلسردی دیگر کارکنان نخواهد شد، مگر‌اينکه دریافت‌کنندگان آنقدر بد سلیقه باشند که آنها را قاب کنند و به دیوار بزنند.
در مجموع نسبت میزان انرژی لازم برای نوشتن یک نامه (که خیلی کم است) در مقابل میزان لذت ناشی از دریافت آن (که فوق‌العاده بالا است) نشان مي‌دهد که باید از اين شیوه به عنوان قابل توجه‌ترین راهکار در‌ايجاد انگیزه کارکنان استفاده شود.
به نظر مي‌رسد خوانندگان‌اين وبلاگ با نویسنده آن «داگ» اتفاق نظر دارند. به طوری که یکی از آنها در زیر مطلب او مي‌نویسد: «چه نوشته الهام بخشی. اين انرژی مثبت در نامه‌های نوشته شده، مي‌تواند باعث بهبود محیط‌های کاری شده و بازخوردی بسیار مثبت و واقعی داشته باشد.»
اگر‌اين یادداشت‌ها تا‌اين حد مي‌تواند در روحیه افراد اثر بخش باشد پس چرا اقدام آقای «کنانت» در نوشتن‌اين نامه‌ها تا اين حد غیرمعمول به نظر مي‌رسد؟
به نظر مي‌رسد سه دلیل زیر برای‌اين موضوع وجود داشته باشد:
اول، مدیران ارشد فکر مي‌کنند سهمي که آنها در پیشبرد کار دارند از دیگران بیشتر است. بنابراین از آنجایی که هرگز کسی برای آنها نامه تشکر نمي‌نویسد آنها نیز هرگز برای دیگران‌اين کار را نمي‌کنند.
دوم، آنها به‌اندازه کافی با کسب وکار خود و کارمندان‌شان نزدیک نیستند و نمي‌دانند که چه کسی شایسته تشکر و قدردانی است.
سوم،اينکه آنها اين حقیقت عجیب بشری را فراموش کرده‌اند که افراد در مقابل سپاسگزاری و قدردانی تقریبا حاضر به انجام هر کاری برای شما هستند.
در مواقع نادری که مدیران مي‌خواهند از کارمندان خود سپاسگزاری کنند به احتمال زیاد آنها برداشتن خودکار و نوشتن را انتخاب نمي‌کنند زیرا مدت زیادی است که آنها از اين روش استفاده نکرده‌اند و آن را روشی به شدت وقت گیر تصور مي‌کنند.
من‌اين را فقط برای آزمایش انجام دادم. مسلما در شروع پیشرفت آرامي‌داشتم. اما بعد از‌اينکه خودکار را برداشتم دیگر هیچ تلاشی لازم نبود. در خودکار را بر داشتم و نوشتم: «لوسی، چه ستون الهام بخشی نوشته‌اي، سرتاسر آن سرشار از انرژی مثبت است. با تشکر از اينکه آن را در اينترنت به اشتراک گذاشتی.» سپس اسمم را روی پاکت نوشتم و آن را پست کردم. کل زمان صرف شده برای‌اين کار: 55 ثانیه.
